Mit Global Secure Access steuern, welche KI-Werkzeuge im Unternehmen genutzt werden

Ein Muster begegnet uns in Gesprächen mit Geschäftsführungen und IT-Leitungen immer wieder: Das Unternehmen hat KI-Chats untersagt oder nie geregelt, und trotzdem wird KI täglich eingesetzt. Mitarbeitende kopieren Angebotstexte, Vertragsentwürfe oder Kundendaten in kostenlose Dienste, oft im privaten Browser-Profil oder auf dem Smartphone. Meist geschieht das, weil die Werkzeuge nützlich sind und eine freigegebene Alternative fehlt.

Dieser Beitrag zeigt, wie Sie mit Bordmitteln aus Microsoft Entra freigegebene Werkzeuge erlauben, den Rest sichtbar machen oder sperren und das prüffähig dokumentieren.

Warum funktioniert ein KI-Verbot im Unternehmen meist nicht?

Ein Verbot ohne technische Durchsetzung und ohne Alternative verlagert die Nutzung nur aus dem Blickfeld. Die Risiken bleiben, aber niemand kann sie beziffern. Die Geschäftsführung trägt die Verantwortung, weiß aber nicht, welche Daten das Unternehmen verlassen.

Tragfähiger ist ein Ansatz in drei Teilen: wenige KI-Werkzeuge mit Unternehmensvertrag freigeben, die übrige Nutzung sichtbar machen und nicht vertretbare Dienste sperren. Die technische Grundlage liefert Global Secure Access, Microsofts Dienst zur Absicherung des Netzwerkzugriffs, der direkt an Microsoft Entra ID angebunden ist.

Welche Risiken entstehen, wenn Mitarbeitende kostenlose KI-Chats nutzen?

Datenabfluss. Eingaben liegen bei einem Anbieter, mit dem kein Vertrag besteht. Ob sie zum Training genutzt, wie lange sie gespeichert und wo sie verarbeitet werden, regeln Verbraucherbedingungen, nicht Ihre Vorgaben.

Haftung. Bei personenbezogenen Daten fehlt in der Regel ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Für Unternehmen im Anwendungsbereich von NIS2 müssen die Leitungsorgane nach Art. 20 der NIS2-Richtlinie die Risikomanagementmaßnahmen billigen und ihre Umsetzung überwachen. Ungesteuerte KI-Nutzung gehört in dieses Risikomanagement.

Kein Prüfpfad. Fragt ein Prüfer, eine Aufsichtsbehörde oder ein Kunde, welche KI-Dienste genutzt werden, gibt es ohne technische Erfassung keine verlässliche Antwort.

Wie steuert Global Secure Access den Zugriff auf KI-Werkzeuge?

Microsoft Entra Internet Access leitet den Internetverkehr verwalteter Geräte über den Global Secure Access Client zu Microsofts Security Service Edge, wo die Filterregeln greifen. Welche Regeln für wen gelten, entscheidet Microsoft Entra Conditional Access. Für die IT gibt es vier Bausteine:

1. Webfilter-Richtlinie (im Portal inzwischen Web Filtering, früher Web Content Filtering). Microsoft stellt die Webkategorie „Artificial Intelligence“ für Seiten mit generativer KI bereit. Dazu kommen Regeln für einzelne Domains (FQDN) und, mit TLS-Inspektion, für vollständige URLs.
2. Freigaben. Eine Richtlinie mit der Aktion „Allow“ enthält die Domains der freigegebenen Dienste, etwa Microsoft 365 Copilot und Claude Enterprise, und erhält im Sicherheitsprofil eine höhere Priorität als die Sperre der KI-Kategorie. Verwenden Sie die von Microsoft und Anthropic veröffentlichten Domainlisten, keine geschätzten Einträge.
3. Sicherheitsprofil. Es bündelt die Richtlinien in der gewünschten Reihenfolge.
4. Conditional-Access-Richtlinie. Sie verknüpft das Profil über die Sitzungssteuerung „Use Global Secure Access security profile“ mit Benutzern oder Gruppen, etwa zuerst mit einer Pilotgruppe.

Für Sichtbarkeit sorgt die Shadow-AI-Erkennung unter Global Secure Access > Applications > Insights and Analytics. Sie gleicht den Verkehr mit dem App-Katalog von Microsoft Defender for Cloud Apps ab und zeigt, welche KI-Dienste wer wie oft und mit welcher Datenmenge nutzt, samt Risikobewertung je Dienst.

In welcher Reihenfolge führen Sie die Regeln ein?

Für die Geschäftsführung ist die wichtigste Entscheidung, nicht am ersten Tag zu sperren. Wer ohne Datenlage sperrt, trifft geschäftskritische Abläufe und verliert die Akzeptanz der Mitarbeitenden. Wir empfehlen drei Phasen:

Phase 1: Beobachten. Aktivieren Sie das Internet-Access-Weiterleitungsprofil für eine Pilotgruppe, zunächst ohne Sperrregeln. Die Webfilter kennen die Aktionen „Allow“ und „Block“, einen reinen Protokollmodus sehen sie nicht vor. Beobachtet wird deshalb über die Verkehrsprotokolle und die Shadow-AI-Erkennung.

Phase 2: Auswerten. Nach zwei bis vier Wochen zeigt sich, welche Dienste tatsächlich genutzt werden, welche Fachbereiche echten Bedarf haben und ob die freigegebenen Werkzeuge ihn abdecken. Klären Sie hier auch, welche Ausnahmen begründet sind.

Phase 3: Durchsetzen. Erst dann aktivieren Sie die Sperre der KI-Kategorie mit vorgeschalteten Freigaben, zuerst für die Pilotgruppe, danach schrittweise für alle. Kommunizieren Sie vorher, welche Werkzeuge bereitstehen und wie man eine Freigabe beantragt. Neu zugewiesene Sicherheitsprofile werden erst mit einem neuen Zugriffstoken wirksam, also mit Verzögerung.

Welche Voraussetzungen und Lizenzen brauchen Sie?

• Lizenz. Microsoft Entra Internet Access gibt es einzeln oder als Teil der Microsoft Entra Suite; es ist auch in Microsoft 365 E7 enthalten. Voraussetzung ist Microsoft Entra ID P1. Prüfen Sie den Stand vor der Beschaffung, die Pakete ändern sich regelmäßig.
• Client und Geräte. Den Global Secure Access Client gibt es für Windows, macOS, iOS und Android. Unter Windows wird Internetverkehr nur auf Geräten mit Microsoft Entra Join oder Hybrid Join erfasst; auf lediglich registrierten Windows-Geräten unterstützt der Client derzeit nur Private Access. Verteilt wird der Client über Microsoft Intune.
• Netzwerkeinstellungen. DNS over HTTPS muss deaktiviert sein, IPv6-Verkehr erfasst der Client nicht. Beides gehört vorab in die Gerätekonfiguration.

Wo liegen die Grenzen?

• Nicht verwaltete Geräte. Private Geräte ohne Client sind nicht erfasst. Conditional Access kann die freigegebenen Unternehmensdienste auf konforme Geräte beschränken, verhindert aber nicht den Aufruf beliebiger KI-Seiten vom privaten Gerät. Das muss die Nutzungsrichtlinie regeln.
• Gleiche Domain, anderes Konto. Eine Domainfreigabe unterscheidet nicht zwischen Unternehmens- und Privatkonto beim selben Anbieter. Für Microsoft-Dienste gibt es dafür die Universal Tenant Restrictions in Global Secure Access. Für Claude sollten Sie die Anmeldung per Single Sign-on erzwingen und mit Anthropic klären, wie sich die Nutzung auf Ihre Organisation beschränken lässt.
• TLS-Inspektion. Ohne sie filtert Global Secure Access anhand des Servernamens. Das reicht für Kategorien und Domains. URL-Regeln, Inhaltsprüfungen und das Protokollieren von Prompts setzen TLS-Inspektion voraus. Sie braucht eine eigene Zertifizierungsstelle oder ein von Microsoft verwaltetes Zertifikat, letzteres ist als Vorschau (Stand Oktober 2026) gekennzeichnet. Auf Mobilgeräten kann Certificate Pinning einzelne Apps stören.

Welche Nachweise liefern die Protokolle?

Die Verkehrsprotokolle unter Global Secure Access > Monitor > Traffic logs zeigen je Verbindung Benutzer, Ziel, angewendete Richtlinie und Aktion. Sie belegen, dass eine Regel existiert, für wen sie gilt und dass sie greift. Die Shadow-AI-Erkennung ergänzt die Übersicht der genutzten Dienste. Da das Portal die Protokolle nur begrenzt vorhält, exportieren Sie sie für den Prüfzeitraum per Diagnoseeinstellung nach Azure Monitor Log Analytics oder Microsoft Sentinel.

Wer auch den Inhalt von Prompts erfassen will, findet dafür die Generative AI Insights, als Vorschau (Stand Oktober 2026) gekennzeichnet und abhängig von TLS-Inspektion. Hier ist Zurückhaltung angebracht: Das ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitarbeitenden. Klären Sie Zweck, Umfang und Aufbewahrung mit dem Datenschutz und, wo vorhanden, dem Betriebsrat, bevor Sie die Funktion aktivieren.

Der nächste Schritt

Global Secure Access steuert, welche Werkzeuge genutzt werden. Damit die freigegebenen Werkzeuge selbst keine Daten offenlegen, braucht es ein sauberes Fundament in Microsoft Entra ID, SharePoint und Microsoft Purview. Wie wir KI-Einführungen Audit-ready machen, beschreiben wir auf der Seite AI Foundation. Wenn Sie zuerst wissen möchten, wo Ihr Tenant heute steht, ist unser Gap Assessment zum Festpreis der passende Einstieg.

Erstgespräch vereinbaren

Häufig gestellte Fragen

Kann ich mit Global Secure Access frei verfügbare KI-Chats sperren, aber Microsoft 365 Copilot erlauben?

Ja. Sie sperren die Webkategorie „Artificial Intelligence“ und legen eine Freigaberichtlinie mit den Domains der zugelassenen Dienste an, die im Sicherheitsprofil eine höhere Priorität erhält. Die Zuordnung zu Benutzern oder Gruppen erfolgt über Conditional Access. Testen Sie die Freigaben in einer Pilotgruppe, bevor Sie die Sperre ausrollen.

Gibt es einen Testmodus, in dem Regeln nur protokolliert werden?

Die Webfilter selbst kennen die Aktionen „Allow“ und „Block“. Für eine Beobachtungsphase aktivieren Sie die Weiterleitung ohne Sperrregeln und werten Verkehrsprotokolle und Shadow-AI-Erkennung aus. Erst danach setzen Sie die Sperren aktiv.

Welche Lizenz brauche ich für die KI-Steuerung mit Global Secure Access?

Microsoft Entra Internet Access, einzeln oder als Teil der Microsoft Entra Suite, auf Basis von Microsoft Entra ID P1. Internet Access ist auch in Microsoft 365 E7 enthalten. Private Geräte ohne Global Secure Access Client erfasst die Lösung unabhängig von der Lizenz nicht.